Abrir uma empresa nunca foi tão acessível. Em poucos passos é possível formalizar um negócio, criar um CNPJ, abrir uma conta empresarial, começar a vender pelas redes sociais e receber pagamentos por PIX. Essa facilidade, porém, criou uma situação bastante comum: temos cada vez mais pessoas empreendendo sem conhecer minimamente a estrutura financeira, tributária, jurídica e administrativa de uma empresa.
É surpreendente a quantidade de empresários que não sabem quais impostos a própria empresa paga, qual é a margem de lucro do negócio, quanto custa efetivamente vender determinado produto ou prestar um serviço, qual é o ponto de equilíbrio da operação ou mesmo quanto precisam faturar mensalmente para manter a empresa funcionando.
Muitas vezes, o empreendedor conhece profundamente aquilo que vende. É um excelente dentista, arquiteto, advogado, comerciante, confeiteiro, mecânico ou prestador de serviços. O problema é que dominar uma profissão ou um produto não significa necessariamente saber administrar uma empresa.
E é justamente nesse ponto que muitos negócios começam a enfrentar dificuldades.
Antes de abrir uma empresa, você precisa entender o seu próprio negócio
A primeira pergunta não deveria ser simplesmente “quanto eu consigo vender?”, mas sim: como essa empresa vai funcionar financeiramente?
Todo empresário deveria conhecer, pelo menos, seus custos fixos e variáveis, sua margem de contribuição, seu ponto de equilíbrio, sua necessidade de capital de giro e sua margem de lucro. Sem essas informações, o preço muitas vezes é definido olhando apenas para a concorrência.
Se o concorrente vende por R$ 100, o empresário decide vender por R$ 95 para ser mais competitivo. Mas será que R$ 95 paga o produto, os impostos, as taxas da máquina de cartão, a comissão do vendedor, o aluguel, os funcionários, a contabilidade, o marketing e todas as demais despesas da empresa?
Essa conta precisa existir antes da definição do preço.
Uma empresa pode vender muito e, ainda assim, perder dinheiro. Faturamento não é sinônimo de lucro.
Imagine uma empresa que fatura R$ 100 mil por mês, mas possui R$ 95 mil entre custos, despesas, tributos e demais obrigações. Seu resultado é completamente diferente de outra empresa que fatura R$ 60 mil e consegue estruturar uma operação com R$ 40 mil de custos totais.
Por isso, comemorar apenas o faturamento pode criar uma falsa sensação de crescimento.
O empresário precisa saber quais impostos paga
Outro problema extremamente comum é o empresário terceirizar completamente a área tributária para o contador.
A contabilidade é indispensável, mas isso não significa que o empresário possa ignorar completamente a tributação do próprio negócio.
Todo empresário deveria saber, pelo menos, em qual regime tributário sua empresa está enquadrada, quais são os principais tributos incidentes sobre sua atividade, aproximadamente quanto da receita é destinado ao pagamento de impostos e quais obrigações precisam ser cumpridas periodicamente.
Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real possuem estruturas e consequências diferentes. Além disso, o impacto tributário depende da atividade desenvolvida, faturamento, folha de pagamento, operações realizadas e diversas outras características do negócio.
Com a implementação da Reforma Tributária do consumo, esse conhecimento se torna ainda mais importante. A transição para o novo sistema tributário altera gradualmente a lógica de tributação sobre o consumo e exige que as empresas acompanhem seus efeitos sobre preços, créditos tributários, contratos, fornecedores, fluxo de caixa e organização financeira.
Tributo não pode ser descoberto apenas quando a guia chega.
Ele precisa fazer parte do planejamento da empresa.
Preço não pode ser definido “no feeling”
Talvez um dos maiores erros de pequenos empresários seja não conhecer a composição do próprio preço.
O preço de um produto ou serviço precisa considerar muito mais do que o custo direto daquilo que está sendo vendido. Existem despesas administrativas, impostos, taxas financeiras, comissões, custos operacionais, folha de pagamento, estrutura física, marketing, perdas, inadimplência e a margem de lucro pretendida.
Quando esses elementos são ignorados, surge uma situação perigosa: a empresa vende, recebe dinheiro e acredita que está lucrando, quando na realidade parte daquele dinheiro pertence ao governo, aos fornecedores, aos funcionários ou será necessária para pagar despesas futuras.
O saldo da conta bancária não representa necessariamente dinheiro disponível.
Essa compreensão é básica, mas sua ausência explica muitos problemas financeiros empresariais.
O dinheiro da empresa não é o dinheiro do empresário
Outro erro recorrente ocorre quando não existe separação entre pessoa física e pessoa jurídica.
O empresário recebe uma venda e utiliza o dinheiro para pagar uma despesa pessoal. Depois utiliza o cartão pessoal para comprar algo para a empresa. Faz um PIX da conta empresarial para pagar uma conta doméstica e, quando percebe, já não consegue identificar quanto a empresa realmente faturou, gastou ou lucrou.
Essa mistura destrói qualquer possibilidade de gestão financeira adequada.
A empresa precisa possuir conta própria, controles próprios e organização financeira independente. O empresário, por sua vez, deve estabelecer uma forma adequada de remuneração e compreender a diferença entre faturamento, lucro, pró-labore e distribuição de resultados.
Sem essa separação, até uma empresa aparentemente lucrativa pode viver permanentemente sem caixa.
Capital de giro não é dinheiro parado
Outro conceito fundamental é o capital de giro.
A empresa normalmente precisa pagar diversas despesas antes de receber integralmente pelas vendas realizadas. Compra mercadorias, paga funcionários, aluguel, fornecedores, impostos e outras obrigações enquanto aguarda recebimentos futuros.
Se vende parcelado, por exemplo, pode existir uma distância considerável entre o momento da venda e o momento em que o dinheiro efetivamente entra no caixa.
É justamente nesse intervalo que muitas empresas enfrentam dificuldades.
O negócio pode estar vendendo, ter clientes e até apresentar lucro contabilmente, mas não possuir dinheiro disponível naquele momento para cumprir suas obrigações.
Por isso, lucro e fluxo de caixa são conceitos diferentes.
Contrato não é burocracia desnecessária
A organização jurídica também precisa fazer parte da gestão empresarial.
Contratos com clientes, fornecedores, prestadores de serviços, sócios e parceiros comerciais não deveriam existir apenas quando surge um problema.
Um bom contrato define responsabilidades, valores, prazos, condições de pagamento, multas, hipóteses de rescisão, obrigações das partes e mecanismos para lidar com situações inesperadas.
A mesma preocupação deve existir na relação entre os próprios sócios.
Muitas empresas começam entre amigos, familiares ou casais com a famosa ideia de que “depois a gente resolve”. Enquanto o negócio está indo bem, ninguém se preocupa. O problema aparece quando existe divergência sobre retirada de dinheiro, divisão de lucros, responsabilidades, entrada de novos sócios, venda da empresa ou saída de alguém da sociedade.
Nesse momento, aquilo que não foi definido previamente pode se transformar em um conflito empresarial sério.
Contratar funcionário custa mais do que o salário
Outro ponto que precisa ser compreendido antes da contratação é o custo real da mão de obra.
Se o empresário acredita que contratar um funcionário por determinado salário significa que aquele será o custo total da contratação, o planejamento financeiro provavelmente estará errado.
Dependendo da relação de trabalho e do regime aplicável, existem encargos, férias, décimo terceiro salário, FGTS, benefícios e outras obrigações que precisam entrar no planejamento.
Além disso, tentar transformar artificialmente uma relação típica de emprego em contratação de pessoa jurídica apenas para reduzir custos pode gerar passivos trabalhistas relevantes.
Economizar hoje sem analisar o risco jurídico pode significar pagar muito mais amanhã.
Crescimento também precisa ser planejado
Existe ainda outro equívoco comum: imaginar que crescimento sempre significa saúde financeira.
Mais clientes exigem mais estoque, funcionários, equipamentos, estrutura, logística e capital de giro. Em determinadas situações, uma empresa pode crescer mais rápido do que sua capacidade financeira de sustentar esse crescimento.
Por isso, expansão também precisa de planejamento.
Antes de abrir uma segunda unidade, contratar uma grande equipe, assumir um financiamento ou aumentar significativamente o estoque, o empresário precisa avaliar se o fluxo de caixa suporta essa decisão e quais riscos estão envolvidos.
O empresário não precisa saber tudo — mas precisa saber o suficiente para tomar decisões
Administrar uma empresa não significa substituir o contador, o advogado, o administrador ou o consultor financeiro.
O empresário não precisa saber calcular sozinho todos os tributos da empresa ou elaborar seus próprios contratos.
Mas precisa compreender aquilo que interfere diretamente nas suas decisões.
Precisa saber fazer perguntas.
Precisa entender os números que recebe.
Precisa perceber quando alguma coisa não faz sentido.
Precisa conhecer os riscos que está assumindo.
E, principalmente, precisa abandonar a ideia de que determinadas áreas da empresa são problemas exclusivos do contador, do advogado ou do financeiro.
O contador pode orientar sobre tributação. O advogado pode identificar riscos jurídicos. O financeiro pode apresentar os números. Mas quem decide os rumos da empresa continua sendo o empresário.
Antes de abrir um CNPJ, aprenda a ser empresário
Existe uma frase que resume bem essa discussão:
ter CNPJ não significa saber administrar uma empresa.
Empreender exige conhecimento do produto, mas também exige compreender preço, custos, impostos, contratos, pessoas, fluxo de caixa, capital de giro, riscos e planejamento.
Muitas empresas não enfrentam dificuldades porque possuem um produto ruim ou porque não conseguem vender. Algumas vendem bastante.
O problema é que cresceram sem estrutura, precificaram errado, assumiram obrigações sem planejamento, misturaram patrimônio pessoal e empresarial ou simplesmente nunca souberam exatamente quanto ganhavam e quanto gastavam.
Por isso, antes de perguntar apenas “quanto minha empresa pode faturar?”, talvez o empresário devesse começar com uma pergunta mais importante:
“Eu realmente conheço os números, os riscos e as obrigações da minha própria empresa?”
Porque abrir uma empresa pode ser relativamente simples. Mantê-la saudável, lucrativa e juridicamente segura é que exige gestão.
